Remise de matériel en entreprise : guide complet + modèle de fiche à télécharger

La remise de matériel aux salariés

Dans une entreprise moderne, la remise de matériel informatique et bureautique aux collaborateurs est un processus incontournable. Chaque salarié a besoin d’un ordinateur portable, d’un smartphone, d’un casque ou d’un badge d’accès pour travailler efficacement.

Pourtant, beaucoup d’organisations gèrent cette étape de manière informelle, sans document ni suivi précis. Résultat : pertes, litiges, difficultés à récupérer le matériel lors des départs et manque de visibilité sur le parc informatique.

La solution ? Mettre en place une procédure de remise de matériel claire et standardisée, soutenue par une fiche de remise de matériel. Dans cet article, nous vous expliquons :

• pourquoi il est essentiel de formaliser ce processus,

• quelles sont les bonnes pratiques,

• quelles erreurs éviter,

• et nous vous proposons un modèle de fiche prêt à l’emploi.

Pourquoi formaliser la remise de matériel ?

1. Une meilleure traçabilité

Savoir précisément quel salarié possède quel équipement est indispensable. Cela évite les confusions, notamment lorsqu’un collaborateur change de poste, quitte l’entreprise ou demande un remplacement.

2. Une sécurité renforcée

Un ordinateur ou un smartphone contient souvent des données sensibles. En cas de perte ou de vol, l’entreprise doit pouvoir identifier rapidement l’utilisateur et agir en conséquence (blocage, suppression à distance, changement de mot de passe).

3. Une responsabilité claire

Grâce à une fiche de remise signée, l’utilisateur reconnaît qu’il a reçu le matériel dans un état précis et qu’il doit en prendre soin. En cas de dégradation, la responsabilité est mieux encadrée.

4. Une gestion simplifiée du parc matériel

En centralisant les informations dans un logiciel de gestion de parc informatique comme GOST, l’entreprise garde une vision claire du stock, des équipements en circulation et de ceux à renouveler.

Les bonnes pratiques pour remettre du matériel en entreprise

1. Préparer le matériel avant la remise

Avant de confier un équipement à un collaborateur, il doit être prêt à l’emploi. Cela implique :

• Pré-configuration : installation des logiciels nécessaires, création des accès sécurisés, mises à jour système.

• Vérification : contrôle du bon fonctionnement, présence de tous les accessoires (chargeur, câble, housse, etc.).

• Étiquetage : chaque appareil doit avoir un numéro de série ou un identifiant interne pour faciliter le suivi.

2. Créer une fiche de remise de matériel

La fiche de remise est le cœur du processus. Elle formalise la transaction et sert de preuve en cas de litige. Elle doit contenir :

• L’identité complète du salarié.

• Le poste occupé et le service.

• La description précise du matériel (type, marque, modèle, numéro de série).

• Les accessoires inclus.

• L’état du matériel au moment de la remise (neuf, bon état, déjà utilisé).

• Les règles d’utilisation et de restitution.

3. Faire signer le collaborateur

La remise doit être validée par une double signature : celle du collaborateur et celle du responsable (service informatique, RH ou manager). Cela rend l’engagement contractuel.

4. Centraliser les informations

La fiche papier est utile, mais elle doit être doublée d’une saisie numérique dans un logiciel comme GOST. Cela garantit une vision globale et évite la perte d’informations.

5. Mettre à jour en cas de retour ou remplacement

À chaque reprise ou remplacement de matériel, la fiche doit être actualisée et l’information mise à jour dans le logiciel.

Les erreurs à éviter lors de la remise de matériel

1. Ne pas faire signer de document → sans preuve écrite, il est difficile de demander des comptes.

2. Ne pas lister les accessoires → beaucoup d’entreprises oublient de mentionner les chargeurs, câbles ou sacs, ce qui complique la restitution.

3. Oublier l’état du matériel → sans précision, un salarié peut contester une usure ou une casse déjà présente.

4. Ne pas centraliser les données → gérer uniquement en papier ou par e-mail disperse les informations et nuit à la visibilité.

5. Ignorer la sécurité des données → remettre un appareil non configuré ou sans sécurité expose à des risques majeurs.

Exemple de fiche de remise de matériel (modèle)

Voici un modèle de fiche de remise de matériel salarié que vous pouvez utiliser et personnaliser :

Fiche de remise de matériel

Entreprise : ___________________________
Service : ___________________________
Nom et prénom du collaborateur : ___________________________
Poste occupé : ___________________________

Matériel remis :

Conditions d’utilisation :

• Le collaborateur s’engage à utiliser le matériel exclusivement dans le cadre professionnel.

• En cas de perte, vol ou panne, il doit prévenir immédiatement le service informatique.

• Le matériel reste la propriété de l’entreprise et devra être restitué lors du départ ou en cas de changement de poste.

Date de remise : ____ / ____ / ______

Signature du collaborateur : ___________________________

Signature du responsable : ___________________________